پروفرما یا پیش فاکتور (Proforma Invoice) چیست؟

علت صدور پروفرما؛ مرجع بررسی اطلاعات محموله برای خریدار و گمرک 

پیش فاکتور یا پروفرما قبل از ارسال یا تحویل کالا برای خریداران فرستاده می‌شود. قبل از ارسال کالا، فروشنده پروفرما را برای آگاهی و بررسی خریدار از قیمت کالا و شرایط مربوط به فروش صادر می‌کند. علاوه‌بر بررسی اطلاعات کالاها توسط خریدار، پروفرما به‌عنوان سندی برای بررسی محموله در قبل از شروع حمل دریایی کانتینر، حمل‌ و نقل زمینی یا هوایی به‌کار می‌رود.

موارد استفاده از پروفرما و مزیت آن در حوزه تجارت بین‌الملل

یکی از مواردی که برای پاسخ دقیق به سوال پروفرما چیست باید به سراغ آن برویم، موارد استفاده از این سند است. پیش فاکتور یا پروفرما (Proforma Invoice) به همراه Invoice کالا، علاوه‌بر در اختیار گذاشتن اطلاعات درباره کالای خریداری شده، برای ترخیص کالا در گمرک نیز کابرد دارد. به‌این‌ترتیب هر محموله‌ای که از طریق حمل و نقل ریلی بین المللی، جاده‌ای یا دریایی وارد گمرک می‌شود، اطلاعات آن بر‌اساس مشخصات درج شده در پروفرما Invoice قابل بررسی خواهد بود.

اطلاعات درج شده در پروفرما؛ آگاهی از جزئیات محموله قبل از دریافت 

برخلاف بسیاری از فاکتورهای موجود در حوزه بازرگانی که فیلدهای از پیش تعریف‌شده دارند، در پروفرما یا پیش‌فاکتور می‌توان هر‌گونه اطلاعاتی را ثبت کرد. از مهم‌ترین اطلاعات ثبت‌شده در این فاکتور می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
1- نام و آدرس فروشنده و خریدار: این اطلاعات برای شناسایی مشخصات فروشنده و خریدار و برقراری ارتباط به‎‌کار می‌رود.
2- شرح کالا: شامل نام و مدل کالا، تعداد و واحد شمارش کالا، بسته‌بندی، ابعاد و وزن کالا و دیگر ویژگی‌های مرتبط با کالا است.
3- قیمت کالا: در پروفرما قیمت کالا به‌همراه ارزش کل، قیمت واحد و تخفیف‌های دریافتی اعلام می‌شود.
4- شرایط پرداخت: شرایط پرداخت شامل تاریخ پرداخت، روش پرداخت و مراحل پرداخت می‌شود.
5- شرایط حمل و نقل: شامل اطلاعاتی مانند نام شرکت حمل و نقل، شیوه حمل و نقل، مبدا و مقصد حمل و نقل و هزینه حمل و نقل است.
مواردی همچون تضمین کیفیت، تضمین تحویل کالا در زمان مشخص و سایر شرایط مرتبط با قرارداد نیز می‌تواند در پروفرما مطرح ‌شود. به‌طورکلی بر‌اساس اطلاعات مندرج در پیش فاکتور یا Proforma Invoice خریدار از قبل می‌داند که قرار است چه محموله‌ای را با چه مشخصاتی تحویل بگیرد. به‌عنوان مثال اگر خریدار برای حمل خرده بار از چین پیش‌پرداخت انجام داده باشد، از اطلاعات موجود در پروفرما می‌تواند برای تراکنش‌های آتی استفاده کند.

نحوه صدور و دریافت پیش فاکتور یا پروفرما؛ سندی برای آغاز تجارت

بعد از انجام مذاکرات و مکاتبات و نهایی شدن شرایط معامله، پروفرما توسط فروشنده صادر می‌شود. این برگه اولین سندی است که شرایط معامله در آن ذکر خواهد شد. پروفرما یک سند الزامی در حوزه بازرگانی محسوب نمی‌شود؛ اما اگر خریدار درخواست دهد، فروشنده باید با تنظیم پروفرما، شرایط خود را باتوجه‌به قوانین کشور برای ارسال کالا و نحوه پرداخت هزینه‌ها اعلام کند. سپس تجارت و معاملات بین‌المللی آغاز خواهد شد. برای برقراری روابط تجاری با نقاط مختلف دنیا علاوه‌بر انجام مذاکرات و درج دقیق توافقات در پروفرما، باید به شرایط واردات از مبدا مورد‌نظر مثل شرایط واردات از دبی توجه شود. 

تفاوت پروفرما و اینویس؛ پیش فاکتور در مقابل فاکتور قطعی

در بازرگانی بین‌الملل پروفرما (Proforma Invoice) به معنای پیش فاکتور و اینویس (Invoice) به معنای فاکتور است. به‌طورکلی اطلاعات درج‌شده در پیش فاکتور و فاکتور تقریبا با هم یکی هستند؛ اما این دو سند چند تفاوت اساسی با یکدیگر دارند. اگر می‌خواهید با معنای دقیق و کامل اینویس آشنا شوید، به شما پیشنهاد می‌کنیم مقاله اینویس چیست؟ را مطالعه کنید. 
 اولین تفاوت بین این دو سند در‌خصوص زمان صدور آن‌هاست. پیش‌فاکتور برای اطلاع خریدار از هزینه کالا و شرایط فروش صادر می‌شود. ممکن است خریدار شرایط را بپذیرد، برای تغییر آن وارد مذاکره شود و یا حتی قیمت و شرایط دیگر را بپذیرد. بعد از انجام توافقات و پذیرفتن شرایط اینویس صادر خواهد شد. اطلاعاتی که در این دو سند درج می‌شوند تقریبا یکسان هستند؛ اما در فاکتور (اینویس) جزئیات نهایی و توافق‌شده معامله وارد می‌شود.