خدمات پروفرما یا پیش فاکتور (Proforma Invoice) چیست؟ توسط هانزا قابل ارائه نمیباشد و این مطلب صرفا جهت اطلاع رسانی و آموزش است.
پروفرما یا پیش فاکتور (Proforma Invoice) چیست؟
مذاکرات یکی از مهم ترین کارهایی است که قبل از خرید و فروش انجام می شود. در این مذاکرات افراد در مورد قیمت کالا، کل مبلغ قابل پرداخت، شرایط حمل و نقل محموله، تاریخ تحویل، نحوه پرداخت و تخفیف ها صحبت می کنند. بنا به درخواست مشتری همه این اطلاعات در یک سند تجاری قابل ثبت هستند. به این سند تجاری که نشان دهنده توافق بین خریدار و فروشنده است، پروفرما یا پیش فاکتور می گویند. در این مطلب به طور دقیق به شما خواهیم گفت که پروفرما چیست و به چه منظور صادر می شود. همچنین با مطالعه این مقاله می توانید در مورد اطلاعات درج شده در پروفرما آگاهی کامل کسب کنید.
اگر این سؤال برایتان مطرح است که proforma invoice چیست، باید بدانید این سند در واقع همان پیش فاکتور به انگلیسی محسوب می شود که پیش از نهایی شدن معامله و قبل از صدور فاکتور تجاری مورد استفاده قرار می گیرد. پروفرما توسط فروشنده و معمولاً به درخواست خریدار صادر می شود تا جزئیات اولیه معامله مانند مشخصات کالا، قیمت ها، شرایط پرداخت و نحوه تحویل مشخص شود. این سند تعهد مالی قطعی ایجاد نمی کند، اما نقش مهمی در شفاف سازی توافقات اولیه و تصمیم گیری آگاهانه در معاملات داخلی و بین المللی دارد.
پروفرما یا پیش فاکتور (Proforma Invoice)
پیشفاکتور یا پروفرما یکی از اسناد اولیه و پرکاربرد در تجارت بینالمللی به شمار میآید که پیش از نهایی شدن معامله و قبل از ارسال کالا توسط فروشنده صادر میشود. این سند در واقع یک صورتحساب اولیه یا فاکتور تخمینی است که معمولاً به درخواست خریدار تهیه میشود و تصویری کلی از شرایط فروش و چارچوب معامله ارائه میدهد.
در پروفرما، اطلاعاتی مانند مشخصات کالا، تعداد و وزن، قیمت واحد، ارزش کل محموله، شرایط تحویل، شیوه پرداخت و زمان تقریبی ارسال درج میشود. هدف از صدور این سند، شفافسازی جزئیات معامله و کمک به خریدار برای بررسی هزینه حمل کانتینر، مقایسه شرایط فروش و برنامهریزی بهتر پیش از ورود به تعهدات اصلی است. خریداران از این سند برای ارزیابی اولیه معامله، برآورد هزینههای نهایی، برنامهریزی مالی، دریافت مجوزهای وارداتی، انجام تأییدیههای داخلی یا آمادهسازی فرآیند ثبت سفارش رسمی استفاده میکنند. به همین دلیل، پروفرما نقش مهمی در تصمیمگیری آگاهانه و کاهش ریسکهای احتمالی پیش از انجام معامله دارد. تنظیم دقیق و شفاف پیشفاکتور میتواند از بروز اختلافهای تجاری جلوگیری کند، مذاکرات را سادهتر کند و سرعت انجام مراحل بعدی معامله، از جمله ارسال کالا از طریق حمل بار هوایی یا سایر روشهای حمل، را افزایش دهد.
علت صدور پروفرما
پیشفاکتور یا پروفرما پیش از ارسال یا تحویل کالا در اختیار خریدار قرار میگیرد تا امکان بررسی دقیق شرایط معامله فراهم شود. فروشنده قبل از آغاز فرآیند ارسال، این سند را صادر میکند تا خریدار از قیمت کالا، شرایط فروش و جزئیات توافق آگاه شود و بتواند تصمیمگیری آگاهانهتری انجام دهد. علاوه بر بررسی اطلاعات مربوط به کالا، پروفرما بهعنوان یک مرجع اولیه برای ارزیابی محموله پیش از شروع حمل کانتینر از طریق حمل و نقل دریایی، زمینی با همکاری شرکت حمل و نقل بین المللی زمینی یا هوایی استفاده میشود و به هماهنگی بهتر مراحل حمل کمک میکند.
موارد استفاده از پروفرما و مزیت آن در حوزه تجارت بینالملل
پیشفاکتور یا پروفرما یکی از اسناد کاربردی و مهم در مراحل اولیه معاملات بینالمللی بهشمار میآید که نقش مؤثری در تسهیل تصمیمگیری و برنامهریزی تجاری ایفا میکند. این سند پیش از نهایی شدن قرارداد صادر شده و به خریدار امکان میدهد ارزیابی دقیقی از شرایط معامله و هزینههای پیشبینیشده انجام دهد.
در حوزه لجستیک و حملونقل بینالمللی نیز پروفرما نقش مقدماتی ایفا میکند و شرکتهای حملونقل مانند شرکت کشتیرانی یا فورواردرها ممکن است از اطلاعات درجشده در آن برای برآورد اولیه هزینههای حمل، برنامهریزی مسیر و هماهنگی برای حمل و نقل ترکیبی و آمادهسازی اسناد اولیه استفاده نمایند.
از منظر مزایا، پروفرما موجب شفافیت بیشتر در مذاکرات تجاری شده و از بروز اختلافات احتمالی در مراحل بعدی جلوگیری میکند. این سند بدون ایجاد تعهد حقوقی، چارچوب مشخصی از معامله ارائه میدهد و به طرفین کمک میکند پیش از ورود به تعهد نهایی، تمامی ابعاد مالی و اجرایی معامله را بهدرستی بررسی نمایند. به همین دلیل، استفاده صحیح از پروفرما میتواند ریسکهای تجاری را کاهش داده و روند معاملات بینالمللی را منظمتر و کارآمدتر نماید.
بیشتر بخوانید: استعلام قیمت حمل و نقل دریایی
اطلاعات درج شده در پروفرما
برخلاف بسیاری از فاکتورهای بازرگانی که ساختار ثابت و فیلدهای از پیش تعیینشده دارند، در پروفرما یا پیشفاکتور امکان ثبت اطلاعات متنوعتری وجود دارد. این انعطافپذیری باعث میشود خریدار و فروشنده بتوانند جزئیات مورد نظر خود را پیش از نهایی شدن معامله بهصورت شفاف مشخص کنند. مهمترین اطلاعاتی که معمولاً در این سند درج میشود عبارت است از:
- نام و آدرس فروشنده و خریدار: این اطلاعات برای شناسایی طرفین معامله و برقراری ارتباط رسمی میان آنها استفاده میشود.
- شرح کالا: شامل نام و مدل کالا، تعداد، واحد شمارش، نوع بستهبندی، ابعاد، وزن و سایر مشخصات فنی مرتبط با محموله است.
- قیمت کالا: در پروفرما، قیمت واحد، ارزش کل محموله و در صورت وجود، تخفیفهای توافقشده اعلام میشود.
- شرایط پرداخت: این بخش زمانبندی پرداخت، روش پرداخت و مراحل انجام آن را مشخص میکند.
- شرایط حمل و نقل: اطلاعاتی مانند نام شرکت حمل و نقل بین المللی، شیوه حملونقل (مانند حمل و نقل دریایی)، مبدأ و مقصد و هزینه حمل کانتینر یا سایر هزینههای مرتبط در این قسمت درج میشود.
علاوه بر موارد بالا، شرایطی مانند تضمین کیفیت کالا، تعهد به زمان تحویل یا سایر مفاد توافقشده نیز میتواند در پروفرما ذکر شود. بهطور کلی، اطلاعات درجشده در پیشفاکتور یا Proforma Invoice به خریدار این امکان را میدهد که از پیش بداند چه محمولهای را با چه مشخصاتی دریافت میکند و بر همان اساس برای مراحل بعدی معامله و حمل برنامهریزی داشته باشد. برای مثال، در مواردی مانند فریت بار یا حمل خرده بار از چین، پروفرما میتواند مبنای تصمیمگیری و پیگیری تراکنشهای بعدی قرار گیرد.
بیشتر بخوانید: واردات دارو از آلمان
نحوه صدور و دریافت پیش فاکتور یا پروفرما
بعد از انجام مذاکرات و مکاتبات و نهایی شدن شرایط معامله، پروفرما توسط فروشنده صادر میشود. این برگه اولین سندی است که شرایط معامله در آن ذکر خواهد شد. پروفرما یک سند الزامی در حوزه بازرگانی محسوب نمیشود؛ اما اگر خریدار درخواست دهد، فروشنده باید با تنظیم پروفرما، شرایط خود را باتوجهبه قوانین کشور برای ارسال کالا و نحوه پرداخت هزینهها اعلام کند. سپس تجارت و معاملات بینالمللی آغاز خواهد شد. برای برقراری روابط تجاری با نقاط مختلف دنیا علاوه بر انجام مذاکرات و درج دقیق توافقات در پروفرما، باید به شرایط واردات از مبدأ موردنظر مثل شرایط واردات از دبی توجه شود.
تفاوت پروفرما و اینویس
پروفرما و اینویس یا فاکتور تجاری هر دو از اسناد پرکاربرد در تجارت بینالملل هستند، اما از نظر زمان صدور، کاربرد و اثرات مالی و حقوقی تفاوتهای مهمی با یکدیگر دارند. آشنایی با این تفاوتها به فعالان اقتصادی کمک میکند تا در فرآیند خرید، فروش و حمل کالا دچار خطاهای تجاری، مالی یا گمرکی نشوند.
پروفرما یک سند مقدماتی است که پیش از نهایی شدن معامله و قبل از ارسال کالا توسط فروشنده صادر میشود. این سند برای ارائه برآوردی از قیمت، شرایط فروش، هزینههای احتمالی و چارچوب کلی معامله در اختیار خریدار قرار میگیرد. خریدار با استفاده از پروفرما میتواند برای برنامهریزی مالی، بررسی هزینهها، هماهنگی با شرکت حمل و نقل بین المللی یا تصمیمگیری درباره روشهایی مانند حمل بار دریایی اقدام کند. پروفرما ماهیت پیشنهادی دارد و بهتنهایی تعهد حقوقی الزامآور ایجاد نمیکند.
در مقابل، اینویس یا فاکتور تجاری پس از نهایی شدن توافق و معمولاً همزمان با ارسال کالا صادر میشود. این سند نشاندهنده فروش قطعی است و مبنای پرداخت، ثبتهای حسابداری و انجام تشریفات گمرکی قرار میگیرد. فاکتور تجاری برای ترخیص کالا از گمرک ضروری است و ارزش کالا، حقوق و عوارض گمرکی و مالیاتها بر اساس اطلاعات درجشده در آن محاسبه میشود؛ موضوعی که در همکاری با نمایندگی کشتیرانی یا سایر فعالان لجستیکی اهمیت زیادی دارد.
بهطور خلاصه، پروفرما ابزاری برای اطلاعرسانی و برآورد اولیه پیش از معامله محسوب میشود، در حالیکه اینویس سند نهایی و رسمی معامله است که آثار مالی و حقوقی مشخصی به همراه دارد. شناخت دقیق این تفاوتها نقش مهمی در مدیریت صحیح معاملات بینالمللی و کاهش ریسکهای تجاری ایفا میکند.
بیشتر بخوانید: حمل بار هوایی از چین
نتیجهگیری
اسناد تجاری و لجستیکی نقش مهمی در ساماندهی فرآیندهای صادرات و واردات دارند و به فعالان تجارت بینالملل کمک میکنند تصمیمهای دقیقتری بگیرند. شناخت اسنادی مانند پیشفاکتور باعث میشود پیش از شروع حمل و نقل دریایی یا همکاری با یک شرکت حمل و نقل بین المللی، هزینهها و شرایط معامله شفافتر بررسی شود. پیشفاکتور بهعنوان سندی مقدماتی و غیرالزامآور، امکان برآورد هزینهها، برنامهریزی مالی و هماهنگی اولیه با شرکت حمل مانند شرکت کارگو یا ارائهدهندگان خدمات بار هوایی را فراهم میکند. استفاده درست از این اسناد، علاوه بر کاهش ریسکهای تجاری، روند عملیات لجستیکی را سادهتر و قابل پیشبینیتر میسازد.
خدمات حمل و نقل بین المللی شرکت هنزا ناو دریا
شرکت هنزا ناو دریا با سالها تجربه در حملونقل دریایی، زمینی، حمل ریلی بین المللی و هوایی، با افتخار همراه مشتریان خود است تا در هر مرحله، راهکارهایی دقیق و متناسب با نیازهای خاص آنان ارائه دهد. ما بر این باوریم که هر پروژه، فرصتی برای ارائه بهترین خدمات است؛ از این رو، با دقت و توجه کامل به شرایط عملیاتی و نیازهای منحصر به فرد شما، راهحلهایی سفارشی و کارآمد پیشنهاد میکنیم. در زمینه حمل بار دریایی از چین نیز، هنزا ناو دریا با تکیه بر دانش و تخصص خود، با ارزیابی دقیق شرایط و امکانات و با توجه به نوسانات در نحوه ارائه خدمات در بازار، راهکارهایی را به شما ارائه خواهد داد که بیشترین انطباق را با اهداف شما داشته باشد. جهت اطمینان از دریافت سرویس مورد نظر از این مجموعه، لطفاً با تیم هانزا تماس حاصل فرمایید تا از جزئیات خدمات و شرایط بهروز مطلع شوید. ما به این همراهی و همکاری افتخار میکنیم و همواره آمادهایم تا با شما در مسیر موفقیتهای بیشتر گام برداریم.
آخرین مقالات
دسته بندی ها
خدمات