منظور از اینویس در صادرات و واردات چیست؟

ساختار استاندارد سیاهه تجاری؛ فاکتورهای ثابت اینویس

معمولا اسناد گمرکی ساختار مشخص و ثابتی دارند؛ اما این موضوع در مورد سند اینویس یا سیاهه تجاری صدق نمی‌کند. یعنی اینویس ساختار از پیش تعیین شده‌ای ندارد؛ بنابراین بازرگانان می‌توانند این سند را با ساختار مورد‌نظر خود تهیه و تکمیل کنند. با این وجود برخی موارد بین همه سندها یکسان هستند. در ادامه به این موارد اشاره خواهیم کرد. 
● اطلاعات فرستنده یا فروشنده (اشاره به نام کامل، آدرس پستی و تلفن شرکت)
● اطلاعات گیرنده یا خریدار (اشاره به نام کامل، آدرس پستی و تلفن شرکت)
● درج تاریخ صدور اینویس 
● تعیین شماره مشخص برای سیاهه تجاری 
● تعیین ردیف کالاها و خدمات ارائه شده
● اشاره دقیق به خدمات و نوع کالا 
● درج کد تعرفه گمرکی برای کالاهای صادراتی 
● تعداد دقیق محصولات
● قیمت هر واحد کالا 
● ارزش کل محموله
هنگام تکمیل بخش ارزش کالا در سیاهه تجاری برای حمل و نقل هوایی، دریایی یا ترکیبی محموله، حتما واحد ارزی را مشخص کنید. همچنین سیاهه تجاری حتما باید در سربرگ شرکت فرستنده تنظیم و توسط شخص مجاز امضا و مهر شود.

هدف از تهیه اینویس در حوزه تجارت و حمل‌ونقل بین‌المللی 

برای انجام معاملات گمرکی و دریافت محموله‌هایی که با روش‌هایی همچون حمل و نقل ترکیبی به گمرک وارد می‌شوند به فاکتور تجاری اینویس نیاز خواهید داشت. با تنظیم این سند توسط فروشنده، مشخصات محموله در اختیار خریدار و کارگزار بیمه قرار می‌گیرد. در برخی موارد محموله ارسالی به گمرک بیمه می‌شود. این موضوع در سیاهه تجاری ذکر می‌شود. در نتیجه در صورت وارد شدن خسارت به محموله خریدار فقط با در اختیار داشتن اینویس می‌تواند ادعای دریافت خسارت کند.  
همچنین خریداران برای ترخیص کالا از گمرک حتما به سیاهه تجاری نیاز دارند. فقط با در دست داشتن فاکتور اینویس می‌توانید نسب به ترخیص کالا از گمرک اقدام کنید. دولت‌ها برای تعیین مبلغ عوارض کالاهای وارداتی نیز به اطلاعات اینویس استناد می‌کنند.  

اهمیت دریافت سیاهه تجاری و اینویس برای بازرگانان

تهیه اینویس برای انجام معاملات تجاری الزامی است. اگر بازرگانان برای ارسال محموله صادراتی با شرکت حمل و نقل بین المللی زمینی قرارداد بسته باشند اما سیاهه تجاری تهیه نکرده باشند، متحمل پرداخت خسارت و جریمه خواهند شد. ارزش واقعی محموله و اعتبار معامله فقط از طریق این سند تجاری قابل اثبات است. همچنین خریداران فقط در صورت وجود اینویس به اطلاعات دقیق محموله ارسالی همچون وزن، تعداد و ارزش واقعی کالاها دسترسی خواهند داشت. در نتیجه تهیه سیاهه تجاری قبل از عقد قرارداد برای خریداران اهمیت بسیار بالایی دارد. 

آشنایی با انواع اینویس؛ تهیه سند حمل و نقل بر‌اساس ویژگی محصول

معمولا اکثر فروشنده‌ها از یک قالب کلی برای تهیه اینویس استفاده می‌کنند؛ اما در صورتی‌که فروشنده یا خریدار باتوجه‌به نوع محصول ملاحظاتی برای ارسال یا دریافت محموله داشته باشند، نوع اینویس تغییر می‌کند. در این حالت سند متناسب با درخواست طرفین و ویژگی‌های محصول و به‌صورت انحصاری تهیه خواهند شد. در همه حوزه‌های معاملات و حمل‌ونقل بین‌المللی همچون حمل بار از چین از سه نوع سیاهه گواهی‌شده (Certified invoice)، سیاهه تایید‌شده (Legalized invoice) و سیاهه کنسولی (Consular invoice) استفاده می‌شود.

سیاهه گواهی شده؛ تایید اطلاعات توسط فروشنده قبل از معامله

در سیاهه گواهی‌شده در بین انواع اینویس، فروشنده باید برخی اطلاعات را قبل از معامله و حمل محموله صادراتی تایید کند. به‌عنوان مثال برای حمل بار از دبی به ایران باید ذکر شود که کالای صادراتی در لیست کالاهای ممنوعه کشور مقصد قرار ندارد. همچنین اطلاعات کالاهای فروخته‌شده بر‌اساس قرارداد نیز باید عینا در سیاهه تجاری تایید شده و به امضای اتاق بازرگانی برسد.  

سیاهه تایید شده؛ امضای سند حمل توسط اتاق بازرگانی و سفارت‌خانه

سیاهه تایید‌شده نوعی از سند حمل است که به درخواست خریدار تهیه و صادر می‌شود. در این حالت خریدار درخواست می‌کند که علاوه‌بر اتاق بازرگانی، اینویس توسط سفارت‌خانه نیز امضا شود. معمولا کشورهای خاورمیانه برای واردات انواع کالا همچون مواد اولیه نساجی، قطعات ماشین و مواد غذایی برای صدور اینویس تایید شده درخواست می‌دهند. 

سیاهه کنسولی؛ تهیه فرم چاپی توسط فروشنده

سیاهه کنسولی یک فرم چاپی است و باید توسط فروشنده تکمیل و مهر و موم شود. در این سند حمل همه هزینه‌های آماده‌سازی و ارسال محموله توسط فروشنده انجام می‌شود. حمل و نقل کالاها بین کشورهای آمریکای جنوبی معمولا با تهیه این سیاهه صورت می‌گیرد.