اسناد حمل چیست؟

آشنایی با مهم‌ترین اسناد حمل کالا؛ اسناد حمل متعارف و نامتعارف

بخش دیگری که در مقاله اسناد حمل چیست به بررسی آن می‌پردازیم، آشنایی با مهم‌ترین اسناد حمل کالا است. محتوای یک سند حمل‌و‌نقل با‌توجه‌به نوع کالاهای در حال حمل و روش حمل‌ونقل متغیر خواهد بود. به‌عنوان مثال اسناد حمل کالا در روش حمل و نقل ریلی بین المللی نسبت به حمل هوایی یا دریایی متفاوت است. قوانین کشورها و محدودیت‌هایی که برای واردات و صادرات وضع می‌کنند، یکی دیگر از مواردی تاثیر‌گذار بر محتوای اسناد حمل هستند. این اسناد به‌طورکلی به دو گروه اسناد حمل متعارف و اسناد حمل نامتعارف تقسیم می‌شوند:

ماهیت اسناد حمل نامتعارف یا اسناد حمل خاص، ارتباط مستقیمی با خصوصیات و ویژگی‌های کالای هدف دارد. به‌عنوان مثال برای برخی محموله‌های غذایی یا دارویی نیاز است که در کنار اسناد متعارف برخی از اسناد حمل خاص را نیز تهیه کنید. در ادامه با برخی از مهم‌ترین اسناد حمل کالا آشنا خواهیم شد. 

بارنامه (Bill of Lading)؛ یکی از ضروری‌ترین اسناد حمل

یکی از ضروری‌ترین اسناد حمل برای صادرات مواد غذایی، ماشین‌آلات، تجهیزات صنعتی، قطعات اولیه و کالاهای دیگر بارنامه است. این سند بعد از بارگیری کالا توسط شرکت حمل‌کننده صادر خواهد شد. این سند ۳ کاربرد متفاوت دارد که در ادامه به آن اشاره خواهیم کرد: 
1. سند مالکیت (Document of Title): این سند به‌عنوان مدرکی برای مالکیت کالاها عمل می‌کند. به‌موجب این سند نشان داده می‌شود که کالاها به مالک مورد‌نظر تعلق دارند.
2. شاهدی بر قرارداد حمل‌و‌نقل (Evidence of Contract of Carriage): بارنامه شاهدی بر قرارداد حمل‌و‌نقل بین فرستنده و حامل است و شرایط و توافق‌های قرارداد حمل‌و‌نقل را تایید می‌کند.
3. مدرک دریافت کالاها (Evidence of Receipt of Goods): این سند نشان می‌دهد که کالاها به وسیله حامل دریافت شده‌اند.
بارنامه توسط شرکت خط حمل‌و‌نقل بعد از پرداخت هزینه‌های مرتبط با حمل‌ونقل توسط فرستنده یا نماینده او، ارائه اسناد معتبر مانند سند ورود (Bill of Entry - B/E) و سفارش ترمینال کانتینر (Container Terminal Order - CTO) و پس از اطمینان از بارگیری کانتینرها به‌صورت فیزیکی و واقعی روی کشتی مشخص صادر خواهد شد. 

ﭘﻴﺶ ﻓﺎﻛﺘﻮﺭ (Proforma Invoice)؛ سندی برای اثبات حسن نیت فروشنده 

پیش فاکتور یا Proforma Invoice به‌عنوان ابتدایی‌ترین سند بین اسناد حمل شناخته می‌شود. فروشنده این سند را به درخواست خریدار برای آغاز مراحل واردات کالا صادر می‌کند. ﭘﻴﺶ ﻓﺎﻛﺘﻮﺭ یا صورت‌حساب اولیه تخمینی است که برای درخواست پرداخت از خریدار متعهد برای کالا یا خدمات قبل از عرضه صادر می‌شود.
به‌عنوان مثال فروشنده موظف‌ است در صورت درخواست مشتری برای ارسال بار به آلمان نسبت به تنظیم پیش فاکتور اقدام کند. پیش فاکتور به‌عنوان یکی از اسناد حمل مبنای مهمی برای تصمیم‌گیری خریدار به حساب می‌آید. در این سند اطلاعاتی همچون شرح کالا، کل مبلغ قابل پرداخت و سایر جزئیات مربوط به معامله درج می‌شود. مشاهده شرایط فروش و قیمت و مواردی همچون تخفیف‌ها، هزینه حمل‌ونقل، تاریخ تحویل و شرایط پرداخت تصمیم‌گیری برای خریدار را ساده‌تر می‌کند.

فاكتور (Commercial Invoice)؛ سندی برای طبقه‌بندی صحیح کالاها و محاسبه عوارض

یکی از مهم‌ترین اسناد برای حمل‌ونقل بین‌المللی، فاکتور (Commercial Invoice) است که در آن اطلاعات ضروری نشان داده می‌شود. این سند بیشتر توسط مقامات گمرکی برای طبقه‌بندی صحیح کالاها و محاسبه عوارض و مالیات مورد استفاده قرار می‌گیرد. فاکتور توسط فروشنده به‌عنوان مدرکی برای اثبات فروش به خریدار صادر می‌شود. در هر فاکتور تجاری درج همه اطلاعات اولیه در مورد حمل‌ونقل ضروری است. این اطلاعات شامل موارد زیر می‌شوند:‌
• مشخصات فروشنده (نام، آدرس، شماره تلفن، شماره شناسه مالیاتی)
• مشخصات خریدار (نام، آدرس، شماره تلفن، شماره شناسه مالیاتی)
• تاریخ ارسال
• شماره فاکتور
• شماره بارنامه
• مقصد اصلی
• توضیحات کالا
• مقدار کالا
• ارزش کالاها
• وزن خالص و ناخالص
• کشور مبدا
• بیمه
• کد HS
• اینکوترمز (بر اساس کشور صادراتی)
• روش حمل‌ونقل
• دلیل صادرات
• شرایط معامله
سند باید حاوی عبارت فاکتور در قالب باشد. همچنین فاکتور باید امضای فروشنده یا مهر شرکت را داشته باشد؛ همچنین باید مشخص شود که اطلاعات درج شده در این فاکتور دقیق و صحیح است. با استناد به بسیاری از اطلاعات درج شده در فاکتور و پیش فاکتور می‌توان استعلام نرخ حمل دریایی، هوایی و زمینی را به‌طور دقیق انجام داد.

لیست بسته‌بندی (Packing List)؛ سندی مهم حاوی اطلاعاتی دقیق از محموله

لیست بسته بندی یک سند حمل‌و‌نقل است که شامل لیست دقیقی از محموله، وزن، ابعاد، اقدامات ایمنی و نوع بسته‌بندی می‌شود. شرکت حمل‌ونقل بین‌المللی از این سند برای تنظیم بارنامه استفاده می‌کند و بانک‌ها نیز ممکن است لیست بسته‌بندی را برای پرداخت هزینه‌‌ها مورد‌استفاده قرار دهند.

گواهی مبدا (Certificate of Origin)؛ سندی صادر شده توسط کشور مبدا 

گواهی مبدا سندی است که نشان می‌دهد کالا در کدام کشور ساخته شده است. این سند حاوی اطلاعاتی در مورد محصول، مقصد آن و همچنین کشور صادراتی است. گواهی مبدا در فرآیند حمل‌ونقل اهمیت بسیاری دارد؛ زیرا به تعیین اینکه آیا کالاها واجد شرایط واردات هستند یا خیر و آیا مشمول عوارض می‌شوند یا خیر کمک می‌کند. صدور گواهی مبدأ طبق قوانین و مقررات کشور مقصد، بر عهده صادر‌کننده خواهد بود. به‌عنوان مثال در واردات کالا از دبی، این کشور به‌عنوان صادر‌کننده باید برای صدور سند Certificate of Origin اقدام کند. 

بیمه‌نامه (Insurance Policy)؛ یک گواهی ضروری برای جلوگیری از پرداخت هزینه‌های احتمالی 

گواهی بیمه توسط یک شرکت بیمه صادر می‌شود و گواهی می‌دهد که صادر‌کننده بیمه نامه‌ای را برای حمل کالا خریداری کرده است. وجود بیمه‌نامه هرگونه خسارت و هزینه‌های آسیب به بار در فرآیند حمل‌ونقل را پوشش می‌دهد. توجه داشته باشید در حمل‌و‌نقل بین‌المللی ممکن است خطرات متعددی برای محموله وجود داشته باشد؛ بنابراین داشتن یک بیمه‌نامه برای جلوگیری از خسارت‌های احتمالی ضروری است.

گواهی آزمایش یا بازرسی (Test report or Inspection Certificate) 

گواهی آزمایش یا بازرسی کالا توسط نماینده شرکت‌های بازرسی صادر می‌شود. در این سند بسته‌بندی، اندازه و ابعاد کالا، نحوه بارگیری و کیفیت و سالم بودن محموله مورد‌ بررسی قرار می‌گیرد. کلیه اطلاعات درج شده مرتبط با کالا در این سند باید مطابق با استانداردهای گمرکی باشد؛ زیرا کلیه این اطلاعات توسط بازرسین گمرکی بررسی خواهند شد.

گواهینامه صادرات؛ یکی از اسناد مهم حمل در تجارت بین‌المللی

برای تکمیل پاسخ سوال «اسناد حمل چیست» باید به شرح گواهینامه صادرت در حمل‌ونقل بین‌المللی نیز بپردازیم. گواهینامه صادرات یک از اسناد حمل مهم در تجارت برون‌مرزی یا بین‌المللی است. این سند که یکی از مدارک لازم به‌منظور ترخیص کالا محسوب می‌شود باید توسط صادر‌کننده کالا ارائه شود. مشخصاتی از جمله مبدا و مقصد کالا در گواهینامه صادرات درج می‌شوند.