آموزش صفر تا صد واردات کالاهای خارجی

مراحل واردات از خرید خارجی تا ترخیص کالا

واردات کالاهای خارجی تنها به معنای خرید یک محصول از خارج کشور نیست؛ بلکه یک فرایند گسترده، تخصصی و چندمرحله‌ای است که به دقت، برنامه‌ریزی و آگاهی کامل نیاز دارد. هر مرحله از واردات کالاهای خارجی؛ از دریافت پروفرما و تعیین اینکوترمز تا انتخاب مسیر حمل و مدیریت اسناد حمل تصمیم‌گیری‌های مهمی دارد. اگر مراحل واردات کالاهای خارجی به‌ صورت اصولی انجام شوند، واردکننده می‌تواند هزینه‌ها را کنترل کند و سرعت رسیدن کالا را افزایش دهد. اما کوچک‌ترین اشتباه در یکی از این بخش‌ها ممکن است باعث تأخیر، جریمه و افزایش هزینه‌ها شود. در ادامه، مسیر واردات کالاهای خارجی را از نقطه صفر تا لحظه ورود کالا به انبار، به‌طور کامل و مرحله‌به‌مرحله مرور می‌کنیم.

مرحله ۱: انتخاب کالا و دریافت پروفرما

اولین قدم در واردات کالاهای خارجی، انتخاب کالای مناسب و تحلیل دقیق سودآوری آن است. واردکننده باید بررسی کند که کالای انتخاب‌شده در بازار ایران چه میزان تقاضا دارد، قیمت رقبا چگونه است و آیا هزینه‌های حمل، گمرک و سود بازرگانی اجازه می‌دهند محصول در نهایت با سود قابل‌قبول عرضه شود. پس از انتخاب کالا، نوبت به پیدا کردن یک تأمین‌کننده معتبر خارجی می‌رسد.
در آموزش واردات کالاهای خارجی وقتی فروشنده انتخاب شد، باید پروفرما (Proforma Invoice) دریافت کنید. این سند یکی از مهم‌ترین مدارک در واردات کالاهای خارجی است و شامل اطلاعات کامل کالا، قیمت، شرایط پرداخت، نوع بسته‌بندی، وزن، حجم، HS Code، شرایط اینکوترمز، زمان تحویل و روش حمل می‌شود. پروفرما اساس مراحل بعدی شامل ثبت سفارش، هماهنگی حمل و حتی ترخیص کالا است.
در این مرحله از واردات کالاهای خارجی باید دقت کنید که مشخصات کالا شفاف و بدون ابهام باشد؛ زیرا هر اشتباه کوچک در پروفرما می‌تواند باعث اختلاف در گمرک، تأخیر یا افزایش هزینه‌ها شود. همچنین لازم است قبل از تأیید پروفرما، با یک شرکت حمل و نقل بین‌ المللی برای برآورد هزینه حمل دریایی، حمل کانتینر، حمل ریلی یا حمل و نقل بین‌ المللی هوایی مشورت کنید تا تصویر دقیقی از هزینه‌های نهایی داشته باشید.

مرحله ۲: قوانین اینکوترمز و تعیین شرایط حمل

اینکوترمز مجموعه‌ای از قواعد بین‌المللی است که نقش خریدار و فروشنده در حمل کالا را مشخص می‌کند. انتخاب صحیح اینکوترمز در واردات کالاهای خارجی، تعیین‌کننده میزان مسئولیت شما در هزینه حمل، بیمه، خطرات مسیر و زمان تحویل کالا است. برای مثال، در شرایط FOB فروشنده کالا را تا بارگیری روی کشتی تحویل می‌دهد، اما هزینه حمل دریایی تا مقصد بر عهده خریدار است. در مقابل، در شرایط CIF فروشنده باید insurance و freight را تا بندر مقصد پرداخت کند.
بسیاری از واردکنندگان تازه‌کار به دلیل درک نادرست از اینکوترمز دچار هزینه‌های ناخواسته می‌شوند. به همین دلیل در زمان تعیین شرایط حمل، مشورت با یک نمایندگی کشتیرانی یا شرکت حمل و نقل بین‌المللی بسیار اهمیت دارد.
برای واردات کالاهای خارجی، در تعیین اینکوترمز باید نوع کالا، حجم سفارش، مقصد حمل، و امکان دریافت خدمات حمل کانتینر یا خدمات بار هوایی را نیز در نظر بگیرید. کالاهای سنگین و حجیم معمولاً با حمل بار دریایی یا حمل ریلی بار صرفه اقتصادی بیشتری دارند، درحالی‌که کالاهای سبک و حساس بهتر است با حمل و نقل بین‌ المللی هوایی یا فریت بار منتقل شوند.

روش‌های پرداخت و تضمین خرید

در واردات کالاهای خارجی پس از تأیید پروفرما و تعیین اینکوترمز، نوبت به انتخاب روش پرداخت می‌رسد. پرداخت در واردات یکی از حساس‌ترین مراحل اصلی واردات کالا است؛ به همین علت باید از راه‌هایی استفاده شود که ریسک معامله را کاهش دهد. بیشتر وارد کنندگان، برای کاهش ریسک معامله، از پرداخت کامل پیش از ارسال کالا خودداری می‌کنند. آن‌ها بخشی از مبلغ را به‌ عنوان پیش‌پرداخت و بخش اصلی را پس از دریافت اسناد حمل و اطمینان از ارسال صحیح کالا تسویه می‌کنند.
در بسیاری از موارد، همکاری با یک شرکت حمل و نقل بین المللی یا کارگزار مطمئن کمک می‌کند اسناد فروشنده قبل از پرداخت بررسی شوند. همچنین واردکنندگان باتجربه قبل از پرداخت نهایی از خدمات بازرسی کالا (Inspection) استفاده می‌کنند تا مطمئن شوند محصول از نظر کیفیت، تعداد و بسته‌بندی مطابق پروفرما است. انتخاب روش پرداخت باید با توجه به حجم سفارش، اعتبار فروشنده و نوع کالا انجام شود تا ریسک‌های مالی به حداقل برسد.

مرحله ۴: هماهنگی حمل دریایی، حمل ریلی، حمل بار زمینی و حمل کانتینر

در این مرحله از واردات کالاهای خارجی باید نوع حمل بر اساس وزن، حجم، زمان‌بندی و نوع کالا انتخاب شود. برای کالاهای حجیم، حمل و نقل دریایی و به‌طور مشخص حمل کانتینر اقتصادی‌ترین گزینه است. در این شیوه، شرکت حمل و نقل بین المللی یا نمایندگی کشتیرانی وظیفه رزرو فضا روی کشتی، هماهنگی بارگیری، ارائه زمان تخمینی رسیدن (ETA)، صدور بارنامه یا Bill of Lading و اطلاع‌ رسانی وضعیت بار را برعهده دارد. در آموزش واردات کالاهای خارجی، هزینه حمل کانتینر بسته به مسیر، فصل حمل و نوع کانتینر متغیر است.
برای کالاهایی که مسیرهای زمینی مناسب دارند، حمل بار زمینی یا حمل ریلی می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد. مثلاً واردات از چین از طریق راه‌آهن چین–قزاقستان–ایران سرعت بیشتری نسبت به حمل دریایی دارد و مناسب کالاهای نیمه‌حساس است. در واردات کالاهای خارجی کالاهای سبک، گران‌بها یا حساس به زمان معمولاً با خدمات بار هوایی یا فریت بار ارسال می‌شوند؛ چون حمل و نقل بین‌المللی هوایی سریع‌تر است و امکان ردیابی لحظه‌ای بار وجود دارد. در این مرحله از واردات کالاهای خارجی باید مواردی مثل بیمه حمل، نوع بسته‌بندی، هزینه دموراژ، هزینه THC و مراحل بارگیری با دقت مدیریت شود تا در مقصد با تأخیر یا هزینه اضافی مواجه نشوید.

مرحله ۵: خدمات بار هوایی و حمل و نقل بین‌المللی هوایی

در واردات کالاهای خارجی گاهی کالایی وجود دارد که حمل دریایی برای آن مناسب نیست؛ مثل لوازم الکترونیکی حساس، قطعات ارزشمند یا سفارش‌هایی که زمان تحویل محدودی دارند. در چنین مواردی از حمل و نقل بین‌المللی هوایی استفاده می‌شود. این نوع حمل با اینکه نسبت به حمل دریایی هزینه بیشتری دارد، اما امنیت بالاتر، سرعت بیشتر و فرآیند ساده‌تری ارائه می‌دهد. شرکت کارگو و خطوط هوایی خدمات مختلفی از جمله حمل بار معمولی، فریت بار، حمل ویژه کالاهای شکستنی و حتی حمل اقلام فاسد شدنی را ارائه می‌دهند.
در حمل هوایی معمولاً اسنادی مثل بارنامه (راهنامه) هوایی Air Waybill، فاکتور خرید، لیست عدل‌بندی و گواهی مبدأ مورد نیاز است. هزینه حمل نیز بر اساس وزن حجمی (Chargeable Weight) محاسبه می‌شود، بنابراین بسته‌بندی مناسب و فشرده‌سازی بار کمک می‌کند هزینه‌ها کاهش یابد. در واردات کالاهای خارجی به صورت هوایی، زمان‌بندی دقیق و هماهنگی با شرکت حمل و نقل بین المللی اهمیت ویژه‌ای دارد تا کالا بدون تأخیر وارد گمرک مقصد شود.

مرحله ۶: اسناد حمل، بیمه و دریافت بار 

وقتی کالا بارگیری شد، فروشنده باید اسناد حمل را برای خریدار ارسال کند. این اسناد معمولاً شامل Bill of Lading (در حمل دریایی)، Air Waybill (در حمل هوایی)، Packing List، Commercial Invoice، گواهی مبدأ و بیمه‌نامه حمل است. Bill of Lading به‌عنوان سند مالکیت بار شناخته می‌شود و اطلاعات حیاتی مانند نوع کالا، وزن، تعداد بسته‌ها و مقصد حمل را در خود دارد.
بیمه حمل یکی دیگر از بخش‌های مهم این مرحله از واردات کالاهای خارجی است. در حمل دریایی، بیمه بار از خطراتی مانند غرق‌ شدن کشتی، خسارت ناشی از رطوبت یا آتش‌ سوزی محافظت می‌کند. شرکت حمل و نقل بین‌ المللی اغلب در انتخاب بهترین نوع بیمه شما را راهنمایی می‌کند. پس از رسیدن کالا به مقصد، نمایندگی کشتیرانی یا شرکت کارگو اعلام وصول بار را صادر می‌کند و مدارک لازم برای ترخیص در اختیار شما قرار می‌گیرد.

مرحله ۷: ترخیص کالا و مراحل گمرکی

آخرین مرحله از مراحل اصلی واردات کالا، ترخیص کالا از گمرک است. پس از ورود بار به بندر یا فرودگاه، شما یا ترخیص‌کار باید اسناد حمل، پروفرما، فاکتور نهایی، لیست عدل‌بندی، گواهی مبدأ، کارت بازرگانی و کد HS را در اختیار گمرک قرار دهید. بر اساس نوع کالا و تعرفه گمرکی، مبلغی تحت عنوان حقوق ورودی، مالیات بر ارزش افزوده و سود بازرگانی محاسبه می‌شود. در صورت وجود استاندارد اجباری، کالا باید نمونه‌برداری شود و تأییدیه دریافت کند.
اگر واردات کالاهای خارجی از طریق حمل دریایی آمده باشد، هزینه‌هایی مثل THC، دموراژ و انبارداری نیز محاسبه می‌شود. همکاری با یک شرکت حمل و نقل بین‌المللی یا شرکت کشتیرانی در این مرحله کمک می‌کند مدارک دقیق و بدون نقص ارائه شوند. پس از پرداخت هزینه‌ها و تأیید گمرک، مجوز خروج صادر می‌شود و کالا از محوطه گمرک تحویل گرفته می‌شود. در نهایت کالا توسط حمل بار زمینی به انبار شما منتقل می‌شود.